E’ in linea BOA – Bicocca Open Archive!

E’ passato quasi un mese senza che scrivessi ma spero mi perdonerete non appena leggerete il motivo del silenzio: da oggi è il linea BOA – Bicocca Open Archive, l’archivio aperto dell’Università di Milano-Bicocca! Avendo la fortuna di essere project manager dell’archivio, in quest’ultimo periodo sono stata davvero presa…

Naturalmente se navigherete in BOA nei primi tempi non troverete materiali in quanto devono ancora essere depositati dai docenti e dai ricercatori del nostro Ateneo. Una cosa che spero di poter dire senza rischiare la superbia (anche perché tengo ancora le dita incrociate per un bel po’ ;-) ) è che abbiamo cercato di far nascere l’archivio con… tutti i comfort ;-)

La configurazione dei metadati (Dublin Core qualified) è stato il passaggio architetturale più difficile – ma non hanno scherzato anche la scelta delle collezioni (cioè delle tipologie di documenti), delle comunità (nel nostro caso i dipartimenti – in quanto l’archivio è votato principalmente alla ricerca e non alla didattica), dell’interfaccia utente, mentre il workflow di validazione (e quindi pubblicazione) dei documenti è stato più semplice da gestire, in quanto, dopo l’auto-archiviazione da parte dei docenti dovrebbe in genere esservi un solo passaggio di validazione da parte dei bibliotecari.

BOA è realizzato su DSpace, software open source per la gestione degli archivi aperti realizzato da MIT e Hewlett Packard, e fa parte di Surplus, una piattaforma per la gestione dei progetti di ricerca di Bicocca (ne costituisce per l’appunto il modulo dedicato all’archiviazione e alla preservazione della produzione scientifica – frutto dei progetti di ricerca e non) davvero innovativa: numerose sono state le funzionalità che sono state attivate per esempio per permettere

• l’accesso a BOA (e a Surplus) attraverso l’autenticazione sull’LDAP di Ateneo tramite protocollo CAS
• l’attivazione attraverso web service di un flusso di dati che vada dall’archivio aperto al sito docente del Cineca (un sito ministeriale nel quale i docenti devono archiviare la bibliografia delle proprie pubblicazioni), così come dall’archivio ad altri recipient interessati a ricevere informazioni aggiornate sulle pubblicazioni (sito web di Ateneo, repertori, relazioni annuali etc.)
• lo scambio di dati e l’allineamento con database come quello delle anagrafiche dell’Università dalle quali vengono presi i dati per profilare automaticamente gli utenti (cioè i docenti e ricercatori) e quindi assegnare loro la corretta struttura di afferenza, il ruolo (direttore di dipartimento, presidente di comitato d’area …) etc., ma anche lo scambio di dati e l’allineamento con il sistema di gestione contabile generale dell’Ateneo (naturalmente ognuno di questi sistemi ha una sua architettura e sue specifiche, quindi la creazione di canali di comunicazione tra essi – che infatti si realizza qui per la prima volta – è stata un procedimento affatto indolore, sia dal punto di vista organizzativo sia da quello tecnico-informatico!)
• il pre-caricamento in BOA di migliaia di record per agevolare l’inserimento delle pubblicazioni da parte dei docenti ed evitare un processo di creazione totalmente ex novo
• l’integrazione con Sfx, il software in uso presso la Biblioteca per la gestione delle risorse elettroniche, in modo che, anche se a un record non viene associato il relativo full-text (cioè il testo pieno della pubblicazione), attraverso un semplice clic sul pulsante Sfx, l’utente di Bicocca (docenti, personale ma anche studenti!) possa accedere al menu offerto dal programma, che, tra i vari servizi (ricerca nei cataloghi, Impact Factor etc.), può proporre anche l’accesso proprio al full-text o, in caso la Biblioteca non avesse sottoscritto un abbonamento per la risorsa sulla quale è stato pubblicato il documento, può proporre direttamente la richiesta di Document Delivery (fotocopie della pubblicazione) attraverso un comodo form web pre-compilato.
  

Stiamo ancora lavorando su alcune feature come il flusso inverso, per esempio, che porti i dati dal sito dei docenti sul Cineca e da altre basi dati dentro l’archivio aperto e su “aggiustamenti” che permettano una gestione più fluida dei propri record da parte dei docenti (in questo senso daremo per esempio la possibilità ai docenti stessi di gestire il versioning dei record, quindi di aggiornare le registrazioni con nuovi dati) o la gestione dell’embargo (la possibilità di non far apparire subito pubblicamente il file depositato in archivio), le statistiche per singolo item e la possibilità di esportare bibliografie, oltre al fatto che alcuni moduli di Surplus, come quello importantissimo di Business Intelligence (che produrrà reportistica anche per BOA) non sono stati ancora attivati (ma lo saranno). E sicuramente molti altre modifiche interverranno prossimamente per adattare BOA ai suoi utilizzatori…

Da alcuni incontri tenuti in questi giorni sembra esservi intorno all’archivio molto interesse: speriamo davvero che i nostri sforzi possano essere ripagati da un uso intensivo di BOA, speriamo che tutto vada per il meglio, speriamo che siano depositati molti file, oltre al fatto che speriamo che siano creati molti record e, insomma, per il momento, scaramanticamente, speriamo e basta (oltre a lavorare duro perché TUTTO vada bene, ovvio) :)